Jakob Lund Staun: Sådan afviklede vi Danisa Denmark Open 2020

Af Jakob Lund Staun, eventchef hos Destination Fyn - en del af Erhvervshus Fyn

Den 15. marts 2020 triumferer odenseanske Viktor Axelsen ved All England – og knap har klapsalverne lagt sig, før den internationale badmintonscene lukker ned på grund af covid-19. Ganske som mange andre nationale og internationale sportevents.

Der skulle gå syv måneder, før fjerbolden igen blev givet op i en international badmintonturnering. Det skete i uge 42, hvor Danisa Denmark Open presented by Victor 2020 blev afviklet i en corona-tilpasset udgave i Odense Idrætshal. Bag turneringen stod Badminton Danmark, BWF (det internationale badmintonforbund) og Destination Fyn. Tre parter, som var stålfaste omkring, at det skulle kunne lykkes at afholde en corona-sikker turnering.

Var det en udfordring? Uden tvivl! Men det lykkedes. Derfor vil vi også gerne fortælle åbent om processen og give et par råd med på vejen til andre arrangører af sportsevents i større og mindre skala.

Svære forhold kræver stærkt samarbejde

Som for alle arrangører af store og mindre arrangementer og fester, i både arbejdsmæssige og private sammenhænge, er det en stor udfordring at planlægge og afvikle disse events med den fornødne respekt for myndighedernes retningslinjer i forhold til at begrænse udbredelsen af coronavirus. Ikke mindst fordi disse retningslinjer løbende bliver justeret og tilpasset den aktuelle samfundsmæssige smittespredning.

Det har derfor – i forhold til afviklingen af årets Danisa Denmark Open – været af afgørende betydning, at Destination Fyn i Badminton Danmark har en dygtig og rutineret samarbejdspartner. Badminton Danmark har ikke på noget tidspunkt i forberedelsesfasen ladet sig slå ud. Hverken af skiftende retningslinjer, begrænsende påbud fra myndighedernes side eller tvetydige signaler fra internationale deltagerlande.

Destination Fyn har en 4-årig aftale med Badminton Danmark omkring afviklingen af Danisa Denmark Open i perioden 2018-2021 med Odense som værtsby. En titel, som Odense i øvrigt har haft siden 2007! Under normale omstændigheder er Destination Fyns rolle at understøtte Badminton Danmarks planlægning og afvikling af turneringen i kendte og trygge rammer i Odense Idrætshal. Derudover sikrer vi en effektiv eksponering af Odense og Fyn i hallen og på TV-signalet, der går ud til mange millioner TV-seere i udlandet. En ikke uvæsentlig rolle er også at optimere det fynske økonomiske output af eventen i form af omsætning på byens hoteller, restauranter og i detailhandlen fra deltagere, ledere og officials samt de mange tilrejsende tilskuere.

Klar med plan A, B…og C

Destination Fyns opgave har i år været anderledes i mere end en forstand. Hen over foråret og sommeren var der længe tvivl og usikkerhed om, hvorvidt forsamlingsforbuddet ville spænde ben for gennemførelsen af årets turnering. Da det i gensidig dialog med Badminton Danmark og BWF stod klart, at parterne i fællesskab ville gå rigtig langt for at kunne gennemføre turneringen, var den største usikkerhedsfaktor, hvorvidt det ville lykkes at overbevise de respektive deltagerlande om, at vi i Danmark kunne håndtere en tryg og sikker afvikling af årets turnering. For uden spillere på topniveau – intet Danisa Denmark Open.

Uden at gå i detaljer omkring det omskiftelige planlægningsforløb, så er det stensikkert, at gennemførelsen af Danisa Denmark Open i den forgangne uge primært skyldes en udpræget grad af fleksibilitet og omstillingsparathed hos det dygtige og erfarne eventteam i Badminton Danmark. Teamet har tidligt i forløbet gjort det til en selvstændig ambition at holde fast i gennemførelsen af eventet på trods af de mange udefrakommende benspænd. I stedet for at slå op i banen og begræde de mange begrænsninger, holdt de og vi fokus på de konkrete rammebetingelser, der var gældende på afviklingstidspunktet, og hvordan vi under de givne omstændigheder kunne afvikle en international badmintonturnering på en sportslig attraktiv og samtidig sundhedsmæssig forsvarlig vis.

Meget var anderledes ved dette års udgave af Danisa Denmark Open. Her er nogle konkrete nedslag på markant ændrede forhold i forhold til det normale setup:

Grøn og rød zone

For at garantere trygge og sikre forhold for spillere, officials mv. og for at minimere udefrakommende smittespredning blev der af Badminton Danmark og BWF udfærdiget en detaljeret manual, der i grove træk beskrev procedurer for opretholdelse af henholdsvis en ’grøn zone’, hvor kun spillere, officials og personale fra turneringsadministrationen med negative Covid19-test havde adgang - og en ’rød zone’, som var for journalister, publikum i hallen samt øvrige personer udenfor den nære badmintonkreds. Det krævede selvsagt en streng kontrol og hyppige testmuligheder on-site, som derfor blev iværksat og implementeret i praksis.

Business Class Catering

Der er de sidste to år arbejdet med en kvalitativ udvikling af VIP-konceptet i forbindelse med Danisa Denmark Open. Det er således lykkedes at mangedoble kapaciteten og kvalitetsniveauet for VIP-gæster i en særskilt VIP-lounge. I år blev VIP-hospitality elementerne begrænset af, at arrangementet som helhed var underlagt retningslinjerne for ’kulturarrangementer med op til 500 deltagere i lokalet’, hvor deltagerne (forstået som publikum) i al væsentlighed skal sidde på faste pladser i samme retning. Udmøntningen af disse retningslinjer umuliggør den normale VIP-gæstehåndtering i en lounge med buffetservering, netværksmuligheder, små mødeborde mv.

Som alternativ dertil blev der i stedet arbejdet med et højt kvalitativt serviceniveau for VIP-gæsterne på de faste pladser på tribunen – sammenligneligt med en ’business class catering’-oplevelse på et fly. Bedst understreget af de til lejligheden lejede catering trolleys fra et fly-cateringfirma i Billund Lufthavn. Alternativt setup – men flot eksekveret med fynske Thaisenhus som leverandør.

Service af publikum

Endelig var der et stort fokus på serviceniveauet i forhold til publikum generelt. Alle gæster skulle ganske enkelt have en tryg og positiv oplevelse med at være tilskuer til eventen. Alle tilskuere fik i forbindelse med billettering ved indgangen målt deres temperatur for på den måde at kunne minimere risikoen for, at eventuelle smittespredere fik adgang til tribunerne. Der var desuden registreret kontaktoplysninger på hver og én tilskuer, ligesom alle var knyttet til et specifikt sæde i hallen – med mulighed for at udføre effektiv smitteopsporing i tilfælde af efterfølgende kendskab til et Covid19-sygdomstilfælde blandt publikum i hallen. Al færdsel i hallen var ensrettet, og der var mange synlige frivillige samt massiv skiltning, der hjalp publikum med at opretholde afstand og med at efterleve de beskrevne retningslinjer.

Følelsen ovenpå Danisa Denmark Open 2020

Efter en succesfuld afvikling af Danisa Denmark Open sidder jeg tilbage med et stort smil på læberne og en stolthed over, at vi i fællesskab med Badminton Danmark, BWF og alle de vigtige samarbejdspartnere lykkedes med afviklingen af en flot turnering. Vi har vist, at det kan lade sig gøre at gennemføre events på den høje klinge trods Covid19-restriktioner – ved at fokusere på mulighederne fremfor begrænsningerne.

Odense har i en uge været centrum for mange millioner badmintoninteresserede verden over. Der har været en stor mediemæssig bevågenhed på arrangementet – jeg kan næsten ikke vente til at se TV-tallene…

• I planlægningsfasen er det en fordel at arbejde med forskellige scenariemodeller, så løbende tilpasninger i myndighedernes retningslinjer og restriktioner ikke pludselig ’slår benene væk’ under projektet.
• Udarbejd manualer for procedurer og processer, der beskriver ’hvad I gør’ (og hvorfor) – for at kunne demonstrere overfor myndighederne, at der tages alle relevante hensyn og forholdsregler – og for at være tydelige både indadtil og udadtil ift. procedurer.
• Det er vigtigt for deltager- og publikumsoplevelsen, at arrangøren sender entydige signaler ift. håndhævelse af procedurer - og at alle frivillige håndhæver reglerne ens.
• Det er vigtigt i planlægningsfasen at opdyrke kontakt til relevante myndigheder – ift. kvalitativ rådgivning samt tolkning/udmøntning af retningslinjer og regler.